Chọn máy photocopy cần cân nhắc điều gì?

Một máy photocopy cho văn phòng mới của chúng ta chắc chắn là một khoản đầu tư lớn. Với một quyết định lớn như vậy, nhìn nhận được mọi khía cạnh ngay từ đầu là rất quan trọng, và do đó việc mua hoặc thuê nên được cân nhắc một cách chính xác.

Có rất nhiều yếu tố cần cân nhắc khi mua máy photocopy và xem xét các đánh giá máy photocopy của những người khác nhau có thể giúp chúng ta có được chiếc máy phù hợp với môi trường làm việc của chúng ta.

Trước khi quyết định, điều quan trọng là phải xem xét một số yếu tố dựa trên nhu cầu cụ thể của chúng ta. Bằng cách này, chúng ta sẽ có thể thu hẹp các lựa chọn của mình. Dưới đây là một số yếu tố cơ bản mà chúng ta nên cân nhắc khi mua một máy photocopy đa chức năng cho doanh nghiệp mình.

Chúng ta cần một máy photocopy đa chức năng

Khi chúng ta nhìn vào thị trường cung cấp các sản phẩm với nhiều số lượng của các chủng loại máy photocopy khác nhau, chúng ta có thể bị "choáng". Mặc dù rất hiếm, chúng ta vẫn có thể tìm được một máy photocopy độc lập. Nhưng ngoài thị trường hầu hết các sản phẩm "all-in-one", những máy photocopy đa chức năng hoặc những máy in sử dụng công nghệ số đều xử lí được nhiều tác vụ.

Việc mua một máy photocopy đa chức năng rất có lợi vì chúng cung cấp nhiều tính năng và chức năng tốt một cách thông minh. Máy photocopy đa chức năng (MFP) cho phép chúng ta thực hiện việc fax, photocopy, in ấn và Scan các nhiệm vụ-tất cả bằng một máy.

Máy cũng có lưu trữ kỹ thuật số thông minh, cho phép chúng ta sao chụp toàn bộ tài liệu với khả năng sắp xếp đầy đủ, gọn gàng và chính xác.

Chúng ta cần máy in màu hay máy đơn sắc

Đây không phải là một quyết định khó thực hiện, nhưng chúng ta cần phải cân nhắc nó, vì việc tiêu tiền vào các chức năng màu mà chúng ta sẽ không sử dụng có thể là một sự lãng phí các nguồn lực (chưa kể đến không gian). Một số máy photocopy được thiết kế chỉ để cung cấp các bản in đen và trắng trong khi các máy in khác có ý định in màu đầy đủ. Tùy thuộc vào nhu cầu mà chúng ta đưa ra quyết định, vì các máy in màu sẽ đắt hơn một chút so với máy in đen trắng.

Các máy photocopy ở cấp độ doanh nghiệp đều có chỉ số PPM (trang/phút) mà chúng ta không nên bỏ qua. Đây là viết tắt của số trang mà máy photocopy văn phòng có khả năng sao chép hoặc in liên tục trong mỗi phút, những con số này đều được dựa trên khả năng làm việc thực tế của máy photocopy.

Các yếu tố khác mà chúng ta nên cân nhắc khi đọc các bài khảo sát đánh giá của máy photocopy văn phòng là xác định mua máy nào bao gồm có nhiều công suất lớn, số lượng giấy, tích hợp mạng và các tính năng chúng ta cần (in wifi, Scan email ...). Những tính năng này giúp chia sẻ tài nguyên trong văn phòng cũng như tối đa hóa tốc độ. Nắm tất cả các yếu tố này trước khi quyết định mua máy in hoặc máy photocopy sẽ đảm bảo rằng chúng ta có được sản phẩm tốt nhất (hoặc có được hợp đồng thuê tốt nhất) và luôn có năng suất cao nhất.

Tags