Điều lưu ý khi chuyển máy photocopy đến văn phòng khác

Khi chuyển các thiết bị văn phòng hầu hết lỗi xảy ra do thiếu thận trọng .... kể cả là đóng hộp, đóng thùng tất cả mọi thứ. Đóng thùng chỉ là bước đầu tiên chúng ta cần cân nhắc. Cần phải chấp nhận sự thật là các máy photocopy hay nhiều thiết bị khác, ngày nay là sự kết hợp của nhiều linh kiện có chức năng khác nhau lại với nhau nên khi chuyển đi, phải lưu ý 1 số vấn đề để đảm bảo an toàn thiết bị, độ bền và cả tuổi thọ chung.

Trước khi chuyển máy photocopy, có một số điều chúng ta cần lưu ý:

  1. Đây là thời điểm hợp lý để xóa các files cũ và các vùng lưu trữ không cần thiết trước khi  chuyển máy đi.
  2. Khi chuyển văn phòng, chúng ta nên scan và số hóa tất cả các tài liệu quan trọng, cần thiết trước, đề phòng tránh rủi ro.
  3. Sau đó hãy quyết định có scan các tài liệu ít quan trọng để lưu lại hay không? Trong văn phòng mới, chúng ta đâu có muốn phí không gian lưu các tài liệu không quá quan trọng?

Khi di chuyển tất cả các máy móc thiết bị văn phòng, tốt nhất nên tháo rời các bộ phận bên trong, các thiết bị phải được đặt an toàn vào túi hoặc hộp nhựa. Mỗi túi hoặc hộp phải được gắn số của vị trí để đảm bảo nó được ghép nối lại chính xác.

Sau đây là các bước nên thực hiện theo:

  • Trước khi chuyển đi, in một trang cấu hình từ thiết bị và giữ một bản sao.
  • Tắt nguồn và rút phích cắm của máy photocopy. Tháo tất cả cáp mạng.
  • Đợi ít nhất 30 phút để máy photocopy nguội trước khi tháo bất kỳ bộ phận hoặc vật liệu tiêu hao nào khỏi thiết bị.
  • Tháo hộp mực và thu gọn chúng lại.
  • Tháo bỏ các phụ kiện, hầu hết máy photocopy đều có khay giấy bổ sung.
  • Bảo vệ bộ nạp giấy tự động (document feeder) trên đầu máy photocopy bằng cách lấy nó xuống.
  • Đóng gói thiết bị, bộ phận, hao tài vật tư.
  • Nếu bạn đang thuê thiết bị này, bạn nên thông báo cho công ty cho thuê về địa chỉ mới. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hợp đồng thuê máy photocopy.

Chuyển toàn bộ văn phòng có thể rất khó khăn và nhiều công sức, nhưng ít nhất bài này cũng cung cấp cho bạn các thông tin tốt nhất cho việc chuyển 1 máy photocopy đa chức năng, hạn chế tối đa hư hại, kể cả việc mất mát tài liệu, nhất là các tài liệu quan trọng.