Lợi ích dài hạn của máy photocopy, máy in đa chức năng

Hiện nay mua một máy photocopy mới là điều cần thiết, nhưng có những điều cần cân nhắc trước khi mua thiết bị. Bạn cần tính toán hiệu quả về mặt tài chính và lợi ích dài hạn khi mua máy và điều này cũng không phải là quá khó khăn nếu bạn hiểu một vài khái niệm cơ bản. Vấn đề là hầu hết mọi người không hiểu làm thế nào một máy photocopy hay máy in mới thực sự có thể tiết kiệm tiền hoặc tăng năng suất cho công ty.

Ngoài việc tính toán chi phí hàng tháng của máy photocopy, bạn cũng cần tính đến chi phí bảo trì cũng như mực, hao tài vật tư tiêu thụ của các máy. Ngoài ra còn có những cải tiến trong năng suất lao động của nhân viên, sản lượng và quy trình làm việc tối ưu hơn, dẫn đến khả năng làm việc hiệu quả hơn. Với mỗi một nhân viên tăng năng suất, nhân lên và bạn có thể nhìn thấy hiệu quả của một thiết bị công nghệ hiện đại mang lại.

Một điều không thể không đề cập đến đó là tiêu thụ năng lượng. Thực tế các hãng sản xuất máy photocopy hiện nay đã chi hàng triệu đô la vào việc phát triển các thiết bị tiết kiệm năng lượng. Ngoài việc tiết kiệm năng lượng, các máy mới có tính năng tiết kiệm mực tốt hơn, và chức năng duplex giảm chi phí giấy. Tổng chi phí sở hữu đối với các thiết bị mới này chưa bao giờ thấp đến thế.

Dưới đây là các lợi ích dài hạn của một máy photocopy đa chức năng mang lại so với các máy in, máy scan hay máy photo đơn lẻ:

Cải tiến quy trình làm việc tiên tiến và tự động hóa

Ngoài các khả năng quản lý tài liệu ấn tượng của những máy photocopy đa chức năng mới này, quy trình làm việc trong văn phòng của bạn có thể được cải thiện bằng nhiều cách. Một trong số những cách này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền, đôi khi chỉ đơn giản là mang lại sự thuận tiện hơn cho nhân viên, thứ mà thường dẫn đến năng suất cao hơn thông qua việc tăng sự hài lòng trong công việc và giữ chân nhân viên.

Tăng khả năng giám sát và theo dõi công việc

Nếu bạn có máy in hoặc máy photocopy cũ, rất có thể bạn vẫn đang phải đối mặt với một thiết bị giới hạn trong các chức năng cơ bản của nó: in, scan, copy và fax. Điều này cũng tốt, tuy nhiên, các mô hình mới hơn đang dần gia tăng năng suất bằng cách cho phép tích hợp nhiều giải pháp, bảo mật, quản lý vào thiết bị. Điều này có nghĩa là bạn có thể quản lý tài liệu tốt hơn và dễ dàng theo dõi hoạt động trong các dự án của bạn.

Tối ưu hóa quy trình làm việc bằng máy photocopy đa chức năng

Bạn sẽ cần chỉ sử dụng một thiết bị duy nhất để làm tất cả các công việc scan, in, copy, fax để đảm bảo tính thống nhất. Chỉ sử dụng một thiết bị và bạn đã tiết kiệm được thời gian của nhân viên cho việc sử dụng máy tính để xử lí các công việc khác.  Đây là những lợi ích có thể thực sự tối ưu hóa cách nhân viên của bạn làm việc, giúp nhân viên nhanh chóng hoàn thành công việc và tiếp tục chuyển sang những dự án mới.

Tối ưu và giảm chi phí bảo trì máy photocopy đa chức năng

Luôn luôn có cơ hội để giảm tổng chi phí bảo trì và phí tiêu hao của bạn với máy photocopy. Bằng cách trung thành với một đại lý hoặc nhà cung cấp dịch vụ, bạn thường sẽ được đảm bảo một số quyền lợi từ các nhà cung cấp này. Điều này có thể làm giảm chi phí của bạn so với việc tiếp cận và làm việc với từng nhà cung cấp máy scan, máy in, máy fax và máy copy. Quan tâm đến cách bạn sắp xếp những hợp đồng và mối quan hệ kinh doanh có thể cho bạn một đại lý mà bạn có thể tin cậy để đáp ứng nhu cầu của bạn cả bây giờ và trong tương lai.

Tags