Tổng chi phí sở hữu một máy photocopy đa chức năng

Mua máy photocopy chúng ta không nên chỉ nhìn vào giá của máy, giá cuối cùng và lợi nhuận của chúng ta phụ thuộc vào sự hiểu biết của chúng ta về tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO) trước khi chúng ta mua một thiết bị.

Tổng chi phí sở hữu, (hoặc TCO) là gì? Đó là toàn bộ khoản tiền mà việc mua một thiết bị nào đó thực sự khiến chúng ta phải trả phí cuối cùng. Không chỉ là giá mua ban đầu, chi phí của TCO thực tế sẽ còn liên quan đến việc vận hành máy nếu muốn thiết bị phát huy tối đa hiệu suất của nó.

Đối với máy photocopy đa chức năng, chi phí như mực, vật tư, giấy, sửa chữa, phí hỗ trợ, bộ dụng cụ bảo trì và nhiều thứ khác cùng với chi phí phần mềm hoặc thời gian đều đóng vai trò quan trọng trong việc máy này có thực sự rẻ hơn so với máy khác hay không.

Chúng ta phải chấp nhận sự thật: Chi phí ban đầu thấp không có nghĩa là máy thực sự rẻ hơn.

Trên thực tế, chúng ta có thể thấy rằng chi tiêu nhiều hơn một chút ban đầu có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí trong tương lai. Đối với máy photocopy đa chức năng, để bắt đầu tìm hiểu tổng chi phí sở hữu, trước tiên cần phải biết 1 số dữ kiện khác.

Nhu cầu sử dụng của văn phòng mình như thế nào?
Nhu cầu sử dụng máy trong văn phòng chúng ta 1 ngày là bao nhiêu?

1/ Văn phòng của chúng ta in, scan và sao chép bao nhiêu trang mỗi tháng? Nếu không có phần mềm để theo dõi vấn đề này, đơn giản chỉ cần xem xét lượng giấy mua hàng tháng là có thể ước lượng được.

2/ Chúng ta dự định sẽ sở hữu máy photocopy này trong bao lâu? tùy môi trường kinh và quy mô khác nhau nhưng trung bình đối với máy photocopy đa chức năng là 3-5 năm. Cố gắng xác định chính xác thời gian sử dụng thiết bị khi chúng ta đi tìm tổng chi phí sở hữu của thiết bị đó.

“Trong năm 2017 và 2018, Nếu bạn đang tìm 1 máy photocopy sử dụng càng lâu càng tốt, và ít bệnh vớ vẩn nhất, mình thẳng thắng đề nghị bạn xem xét và tìm hiểu máy photocopy Toshiba e-STUDIO 2508A nếu là máy đơn sắc, hoặc 2500AC nếu muốn dùng máy màu. 1 ngày bạn có in và copy 3000 bản cũng không sao trong suốt ít nhất 3 năm đầu. (lưu ý mực hết thì chịu, phải thay nhé)”

3/ Chúng ta cũng phải xem xét 1 bình mực của máy có thể in trung bình được bao nhiêu bản, vì chi phí mực in ảnh hưởng trực tiếp và khá lớn đối với TCO. Thông số này thường dễ dàng được tìm thấy trên thông số kỹ thuật của thiết bị hoặc trên website của hãng bán máy photocopy.

4/ Còn về bộ dụng cụ bảo trì, lô sấy, trống, chi phí của những thứ hỗ trợ sản phẩm này thì sao? Để giảm thiểu tối đa chi phí này, bắt buộc chúng ta phải tìm mua máy photocopy đáp ứng đúng nhu cầu của chúng ta. Nếu máy photocopy có công suất chỉ 20.000 bản/tháng, chúng ta không thể đòi hỏi máy chạy ổn định khi 1 ngày in & copy khoảng 1.000 bản copy.

Ngoài ra còn những yếu tố khác ảnh hưởng đến TCO

5/ Đừng quên bảo hành, bảo trì & một số chi phí ẩn còn phụ thuộc vào yếu tố khác như cơ sở hạ tầng mạng, điện năng tiêu thụ, năng suất lao động liên quan đến máy photocopy và thời gian chết khi máy cần sửa chữa. Những chi phí này có thể khó ước tính, nhưng tất cả những điều này đều đóng góp một phần trong tổng chi phí sở hữu cho các thiết bị của chúng ta.

Tags